No módulo Serviços, em Ordens de serviço › Ordens de serviço, ficam todas as OS da loja. Cada uma anda por estas etapas:
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Orçada | O orçamento está montado, esperando o cliente. |
| Aprovada | O cliente aprovou: as peças ficam reservadas no estoque. |
| Em andamento | O trabalho começou. |
| Entregue | Pronto e entregue ao cliente. |
| Faturada | A cobrança e as notas foram geradas. |
| Cancelada | Desistência. |
A busca acha a OS pelo número, pela identificação da ficha (placa, IMEI, nº de série — com ou sem pontuação), pelo título ou pelo cliente. O filtro mostra Em aberto ou Todas.
Abrir uma OS#
Nova OS
Clique em Nova OS. Escolha o Cliente, dê um Título e, se quiser, a Descrição / escopo e o Profissional responsável. Clique em Salvar.
Preencha a ficha
Abra a OS pelo título. O quadro da ficha mostra os campos do seu segmento (placa, IMEI, aparelho, pet…). Na oficina, digite a placa e o sistema preenche os dados do veículo quando a consulta está disponível. Anexos e fotos também ficam aqui.
Monte o orçamento
Em Peças e mão de obra, use Adicionar peça do estoque (busque pelo nome, código ou EAN) e Adicionar mão de obra, com Qtd. e Valor unitário. O quadro Valores soma Peças, Mão de obra, Desconto e Total; use Desconto geral (R$) se precisar.
Aviso
Peça marcada "sem NCM — a NFC-e não sai" precisa do NCM no cadastro antes de faturar. Veja Fiscal de produtos.
Quais campos a ficha pede, e em que momento, é você quem define em Ficha da OS.
Prioridade, origem e sub-OS#
A OS tem Prioridade, Origem do atendimento, classificação, Motivo, problema e Solução. Ela pode ser dividida em sub-OS (Nova sub-OS), cada uma com o seu técnico, e encaminhada de um técnico para outro. Com SLA, a OS já nasce com o prazo. Veja SLA e Pendências.
O apontamento de horas tem hora inicial e final e recusa horário em conflito com outro do mesmo técnico. Cliente com fatura vencida gera um aviso na abertura — ou bloqueia, se você ligar isso nos Parâmetros de serviço.
Aprovação do cliente pelo link#
Com a OS Orçada, clique em Gerar link de aprovação e depois em Copiar link. Mande pelo WhatsApp: o cliente vê o orçamento (peças, mão de obra e os campos da ficha que saem na via dele) e aprova ali mesmo. Aprovada, a OS vira Aprovada e as peças ficam reservadas no estoque da filial.
Também dá para avançar pela tela: no quadro Situação, os botões mostram a próxima etapa (Aprovada, Em andamento, Entregue…).
Faturar#
Com a OS Entregue, escolha em Faturar como o cliente paga — Pago na hora (balcão) ou A prazo (7, 15 ou 30 dias) — e confirme. A loja emite as duas notas de uma vez: NFC-e das peças e NFS-e da mão de obra, e o estoque baixa junto. A cobrança aparece em Faturas & cobrança e na Mov. financeira.
Com a Autorização ligada nos Parâmetros de serviço, a OS entregue só fatura depois que o gestor autoriza. Veja Autorização e comissão por OS.
Nota
A NFS-e da mão de obra depende do cadastro de prestador de serviço da loja. Se a nota não sair, veja o motivo na própria OS ou em Faturas & cobrança.
OS de cliente com contrato#
Se o cliente tem contrato, o quadro Contrato na OS mostra o valor de Tabela, quanto O contrato cobre e quanto fica A cobrar — e se a visita está dentro da franquia ou passou dela. Quando sobra algo a cobrar, o cliente decide no link da OS se autoriza o valor a mais; se ele não autorizou, a OS não é faturada até você resolver com ele. Cancelar uma OS devolve a visita à franquia.
Serviço que a mensalidade cobriu por inteiro não gera nota duplicada: a nota daquele serviço já saiu na fatura do contrato.