Em Serviços › Contratos e cobrança › Contratos ficam os contratos recorrentes com os seus clientes. Contrato ativo gera a fatura de cada período sozinho, com Pix ou boleto e os lembretes de cobrança antes e depois do vencimento.
Criar e ativar#
Novo contrato
Clique em Novo contrato. Escolha o Cliente, dê um Título, a Descrição (aparece na fatura), o Valor mensal (R$) e o Dia de vencimento (1–28). Se quiser, o Reajuste anual (%) e o Mês do reajuste, e ligue Gerar cobrança Pix/boleto automática ao faturar.
Salve como rascunho
O contrato nasce como Rascunho. Toque no nome dele para abrir a tela do contrato e completar os detalhes (abaixo).
Ative
Na lista, use Ativar (gera a fatura do mês). A fatura do período atual sai na hora; as próximas, sozinhas.
Na lista, Pausar segura novas faturas sem cancelar o contrato. O filtro mostra Ativos, Rascunhos, Pausados, Cancelados e Encerrados.
A tela do contrato#
Tocando no nome do contrato, abre a tela dele, com o Resumo (valor do período, o equivalente por mês, Receita no ano, Período corrente e Faturas emitidas) e as seções abaixo.
Serviços cobrados
Em Adicionar serviço, escolha um serviço Do catálogo (o preço é copiado na hora e não muda sozinho depois) ou uma descrição livre, com Quantidade, Unitário e Franquia. O mesmo serviço pode entrar várias vezes, uma por equipamento. O valor do contrato passa a ser a soma das linhas; sem linhas, ele é de preço fixo.
Ocorrências por item
Cada item do contrato pode ser suspenso, bonificado, reativado ou cancelado por uma ocorrência, com a Data da ocorrência. A mensalidade se ajusta sozinha a partir dessa data, e a lista de ocorrências fica no item ("Nenhuma ocorrência lançada." quando não há).
Comissões, SLA e pessoas do contrato
- Comissões — comissões negociadas no contrato, com Base, Base fixa e % da comissão.
- SLA — o prazo de atendimento e solução das OS deste cliente. Veja SLA e Pendências.
- Gerente do contrato — recebe o aviso de término da vigência.
- Responsável técnico e Cláusulas do contrato.
Cobrança, ciclo e vigência
| Campo | O que define |
|---|---|
| Periodicidade | Mensal, Bimestral, Trimestral, Quadrimestral, Semestral ou Anual. Trocar o ciclo não cobra de novo o período já pago. |
| Vigência até | Vazio = sem prazo. Com data, o contrato para de faturar sozinho quando a vigência acaba. |
| No fim da vigência | Avisar e aguardar decisão, Renovar automaticamente ou Encerrar sem avisar, com o Prazo da renovação (meses) e Avisar quantos dias antes. |
| Fidelidade (meses) e Multa de rescisão | Sem fidelidade, sem multa. A multa pode ser só Calcular e registrar (não cobra) ou Cobrar (exige confirmação). |
| Ao cancelar | Usar até o fim do período pago ou Encerrar na hora. |
| Tipo de pagamento e Prazo para vencimento (meses) | Antecipado, Mês corrente ou Vencido: qual período a fatura cobra. Veja Faturamento de contratos. |
| Índice e Data-base do reajuste | O reajuste por IPCA, IGP-M, INPC, IGP-DI ou índice próprio, com Índice alternativo. Veja Reajuste de contratos por índice. |
| Régua de cobrança e Carência até | Os lembretes (padrão: 3 dias antes, no dia, e cobrança em D+2 e D+7) e até quando não cobrar. |
Nota
Quem entra no meio do período paga só os dias que vai usar: ativou dia 27 de um mês de 31, paga 5 dias — a fatura explica isso na descrição. O proporcional vale só na primeira fatura.
O painel de receita recorrente conta pelo mês: um contrato de R$ 900 por trimestre entra como R$ 300 por mês.
O que a mensalidade cobre
Define o que a ordem de serviço deste cliente não cobra de novo. Em Modelo, escolha:
| Modelo | O que cobre |
|---|---|
| Mão de obra inclusa | O serviço; a peça é cobrada à parte. |
| Franquia de visitas | N visitas inclusas por período; o que passar é orçado e cobrado. |
| Tudo incluso | Serviço e peça. |
| Só organiza a visita | O contrato agenda a manutenção, mas tudo é cobrado na OS. |
| Personalizado | Você ajusta os percentuais, as Visitas inclusas, a Franquia em R$ por período e o desconto do excedente. |
A franquia renova por período de cobrança, por mês ou por ano de contrato, e se recompõe sozinha. O excedente é cobrado Em fatura própria ou Somado na fatura do período. Na OS do cliente aparece quanto o contrato cobriu e quanto falta cobrar — veja Ordens de serviço.
Equipamentos e visita preventiva
Em Equipamentos, use Adicionar equipamento (Nome, Identificação como série, placa ou patrimônio, Local e, se quiser, Valor por mês). É por aqui que a visita preventiva sabe onde ir.
Novo plano
Em Visita preventiva, clique em Novo plano e dê o Nome do plano (ex.: Limpeza trimestral).
Frequência
Informe A cada N meses, Visitas por período e a Primeira visita, que ancora todo o calendário.
Antecedência
Em Abrir a OS N dias antes, dê tempo para preparar a peça e escalar o técnico.
Agrupamento e equipamentos
Escolha Uma OS para todos ou Uma OS por equipamento, a Mão de obra a lançar e os Equipamentos deste plano.
A OS da preventiva aparece sozinha na sua tela, já Aprovada (o cliente aprovou ao assinar o contrato) e sem técnico, para você escalar quem vai. Cada equipamento pode ter a sua frequência: crie mais de um plano. Se o sistema ficar fora do ar num dia de visita, ela é recuperada na rodada seguinte sem duplicar, e Recuperar atraso até N dias evita uma enxurrada de OS ao ligar um plano com data antiga.
Nota
O cliente ligou pedindo atendimento fora da visita programada? Use Abrir OS agora, escolha o Serviço e o Equipamento, e a OS do contrato abre na hora.
Aceite
Clique em Copiar link de aceite e mande ao cliente: ele vê o valor, a periodicidade, a vigência e o que a mensalidade cobre, e aceita informando o nome. Contrato assinado em papel? Use Já assinou fora e registre Aceito em, Assinado por e o Link do documento (o PDF assinado).
Nota
Sem aceite, a multa de rescisão fica sem respaldo.
Histórico
Reajuste mostra cada reajuste (De, Para, Origem), Períodos faturados mostra o que foi cobrado em cada competência (com os dias, quando proporcional), Faturas lista as faturas do contrato e Histórico mostra tudo que mudou, com data.
Cancelar um contrato#
Abra o cancelamento
Na tela do contrato, clique em Cancelar contrato….
Confira o que vai acontecer
O quadro O que vai acontecer mostra até quando o cliente ainda usa, o crédito que volta para a conta dele (o que pagou e não vai usar) e a multa.
Decida a multa
A multa só é cobrada se você marcar Gerar a fatura da multa agora; senão, fica só registrada.
Confirme
Preencha o Motivo (opcional) e clique em Confirmar o cancelamento.
O que a tela mostrou é exatamente o que acontece: o crédito cai na conta corrente do cliente, e a renovação automática é desligada junto. Quem cancela pelo fim do período continua com a cobrança daquele período, porque o cliente usou. O histórico de faturas do cliente é mantido.